说起文件管理、知识管理，很多人最先想到可能会是企业网盘、ECM等软件。
但其实云Office也可以是一款优秀的知识管理软件。它不但可以解决文件集中管理难题，还可以进行文档协同编辑共享，更拥有强大的安全管控能力。
具体要如何落地呢？就在前不久，我们有幸采访到了国内知名的上市药企——恩威医药。
他们的电商事业部为了帮助每一个员工都成为“医药专家”，通过石墨搭建起了一套专业且易用的医药知识库。
“用药无小事，安全排第一。”
在医药行业，从业者们常常把这句话挂在嘴边，目的是时刻提醒自己保持严谨，因为他们的一言一行直接关系到病患的生命健康。
在恩威医药，他们要求每一个员工都要成为“医药专家”，不仅仅是对产品，负责药品售卖的销售，负责顾客接待的客服也是如此。
销售人员在做营销时，需要对自家的药品有非常透彻的了解，比如一些感冒药品、妇科药品分别对应哪些病症，药品有哪些使用禁忌，会产生什么不良反应等等。
药品在线上店铺售卖时，当有顾客来咨询，客服人员要能够根据顾客的症状描述，及时提供最专业、安全的药品购买指导。
但想要实现这一点其实并不容易，其背后必须有一套强大专业的药品知识管理体系来作为支撑，在这个管理体系里，资料要是全面的，信息要是精准的，使用起来也要是便捷的。
如何才能搭建起一套科学的药品知识管理体系，如何才能将产品信息及时、精准地传递给业务一线的销售、客服，恩威一直在不断摸索。
比如在一开始，当药品种类较少时，他们可以通过Word、Excel，或者产品培训，帮助业务人员掌握药品信息。
但随着业务规模的扩大，恩威的药品种类达到了数百种，他们发现这种传统的方式，会让沟通协作的成本倍增。
产品以及业务部门都开始“吐槽”，这会浪费他们大量的时间和精力，他们提出需要一个系统，去集中管理所有的药品资料，大家只要登陆上去，就能实时查阅所需的药品信息。
面对以上需求，恩威电商事业部开始在市面上寻找相关的软件工具。
“我们进行了充分的市场调研和产品评测，石墨的功能匹配度、产品设计等都更符合我们的要求。”双方互相认可、双向奔赴，恩威很快就成了石墨的付费企业客户。
通过石墨的团队空间，恩威打造出了自己理想的药品知识管理系统。这个系统具体什么样？我们先来看一张截图。
?产品资料由分散到集中结构化管理
相较于过去使用传统Office时的资料散乱、信息孤岛，在通过石墨团队空间打造的在线知识库里，恩威所有的产品文档、PPT、视频、图片等资料都可以进行集中存放，药品知识按照科室分门别类，进行结构化的管理，条理更清晰，信息的查找也更加便捷。
?千人千面，文件、人员权限精细管控
在药品知识库里，文件、人员的权限也是可以精细管控的。对于需要维护知识库的部门，我们可以赋予其编辑权限，而对于只需要查阅信息的销售、客服人员，我们就让他们只能查看，从而避免信息被误删改。
石墨团队空间的权限体系可以做到“千人千面”，这保证了知识在充分共享的同时，也能够灵活建立安全边界。
?产品资料实时更新，永远都是最新版
在使用传统Office维护药品资料时，恩威还遇到了一大难题就是文档版本管理。
过去每当有药品信息更新，产品部门就需要创建一个新版本文档，然后进行分发同步，版本一多业务人员非常容易出现拿错用错的情况，这无疑会增加公司的经营风险。而在使用石墨之后，产品文档更新自动保存、实时同步，不需要繁琐的文件传输，业务人员看到的永远都是最新版。
?信息检索高效便捷，快速找出知识点
当知识库里的文档、资料日积月累，如何从海量文件中，快速找到所需内容，就变得尤为重要。
石墨提供了强大的信息检索能力。在查找药品资料时，业务人员能够通过关键词、文件类型、创建者等定位文档，从而快速找出所需知识点。
“安全用药无小事”，恩威医药始终追求专业严谨，通过强大的知识库把员工打造成“医药专家”，其行业竞争力和影响力也在不断提升。
目前，公司已经拥有近千人的销售团队，销售涵盖妇科、儿科、感冒药等系列产品，年销售额达数亿元人民币，公司某款洗液产品已经是全国家喻户晓的知名品牌。
就像前文所述，云Office不仅是文档协同工具，它也是一款优秀的知识管理软件。通过石墨文档，我们可以实现文档从创建到存储再到应用的全生命周期管理，能够全面提高企业的文档协作管理效率。
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